El software de gestión de proyectos es una herramienta indispensable para el éxito de toda empresa de servicios que realice cualquier tipo de obra o proyecto. Con una buena herramienta para la gestión de proyectos podrás rentabilizar tu tiempo, mejorando la eficacia de todo tu personal y aumentando el beneficio.

Este tipo de programas debe gestionar todas las tareas y acciones a desarrollar en un proyecto, asignando a cada trabajador, colaborador o empresa externa cada tarea, con sus requisitos, características y presupuesto; y un tiempo previsto de realización y una fecha de entrega. Debe tener en cuenta el presupuesto total, el presupuesto por tarea, las horas previstas para la realización de cada tarea y el personal necesario. Debe poder coordinar a todos los que intervienen en el proyecto; debe realizar análisis e informes del estado de ejecución del proyecto, y de las posibles desviaciones.

Para ello, debe contar, como mínimo, con las siguientes funcionalidades:

• Gestión de tareas
• Control horario de tareas
• Gestión de presupuestos
• Gestión de recursos humanos
• Integración con otras herramientas de gestión y de facturación

Gestión y control horario de tareas

Una de las cuestiones más importantes a la hora de desarrollar un proyecto es elaborar un plan de acción dividido en distintas fases, que identifique y asigne las tareas necesarias para completar el proyecto en el plazo estipulado.

La gestión de estas tareas, estableciendo plazos, asignando responsables y controlando su evolución para comprobar su cumplimiento o realizando acciones correctoras en caso de desviaciones es el pilar fundamental de todo proyecto.

La gestión del tiempo y el control horario en proyectos también es importante para asegurar la máxima eficiencia y productividad. Establecer plazos realistas para las tareas y el proyecto en su conjunto, teniendo en cuenta posibles desviaciones, y hacer seguimiento de su progreso para asegurar que se cumplan los plazos, es esencial para el éxito de un proyecto.

Gestión de presupuestos y recursos humanos

Todos los proyectos tienen un presupuesto que hay que cumplir. Este presupuesto puede incluir partidas como los recursos humanos invertidos en la propia empresa, la compra de materiales y equipación, la fabricación de productos, la subcontratación de determinados servicios, e incluso el propio tiempo de gestión.

Un óptimo software de gestión debe tener en cuenta todas estas partidas y debe gestionarlas. Debe permitir de un vistazo comprobar el estado de ejecución de tareas y de cada partida del presupuesto, o debe notificar posibles desviaciones para efectuar las medidas correctoras oportunas, entre otras funciones.

Una de las partidas sobre las que más desviaciones se suele producir es el control del tiempo invertido por nuestro propio personal. Desde el tiempo de administración o de personal no directamente involucrado, hasta el tiempo invertido por las personas asignadas al proyecto. Para poder gestionar de forma eficaz este tiempo, es necesario que el software de gestión de proyectos registre y monitoree el tiempo invertido por cada persona en cada tarea.

Integración con otras herramientas de gestión y facturación

Para facilitar el trabajo de todo el personal involucrado en el proyecto, y de todo el personal involucrado en el proyecto, es recomendable que el software de gestión de proyectos esté integrado con otras herramientas de gestión, como ERP, CRM o programas de facturación. Esta integración agilizará todos los procesos de la empresa y mejorará la productividad del proyecto.

En Kimêrikal contamos con nuestro propio software de gestión de proyectos, que está integrado en nuestro ERP, KERP. Con KERP puedes gestionar la totalidad del proyecto, asignando tareas a cada trabajador o empresa externa, revisando el cumplimiento de las partidas presupuestarias, analizando desviaciones en los tiempos de desarrollo. Todo ello integrado con el resto de procesos de la empresa.

Si quieres conocer más sobre nuestro software de gestión de proyectos o el resto de  nuestras soluciones de gestión empresarial, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.