En el competitivo sector de la distribución de bebidas es fundamental contar con un ERP para tener un control total de la operativa y gestionar la cadena de suministro. Gracias a un ERP optimizado para mayoristas de bebidas, se fortalece la eficiencia, se mejora la toma de decisiones, con todos los datos y la información en un mismo software, y, en consecuencia, aumenta la rentabilidad.

Un ERP optimizado para una empresa de distribución de bebidas ofrece características específicas que se adaptan a sus necesidades y desafíos. Desde una gestión avanzada de inventario hasta la integración con otras herramientas, como CRM o sistemas de comunicación con proveedores y clientes, pasando por la gestión de cumplimiento normativo y la analítica de datos.

Características de un ERP para distribución de bebidas

Un ERP optimizado para una empresa distribuidora de bebidas debe tener, entre otras, las siguientes características o funcionalidades:

Gestión integral de stock y trazabilidad

La gestión de stock es un desafío crítico en el sector de la distribución de bebidas, con productos que tienen distintas fechas de caducidad y distinta rotación. Un ERP eficiente debe permitir un seguimiento preciso del inventario, desde la entrada de productos hasta la entrega final, facilitando siempre la ejecución del protocolo FIFO (First In First Out, lo primero que entra es lo primero que sale).

También debe tener la capacidad de realizar un seguimiento de lotes, números de serie y fechas de caducidad, garantizando que los productos se gestionan adecuadamente, evitando roturas de stock o pérdidas por stock con fecha de caducidad cumplida.

El ERP garantizará la trazabilidad de todos los productos en todo momento, con control total (fecha de entrada, ubicación, estado, fecha de salida) en tiempo real de todos los lotes de productos.

Optimización de rutas y entregas

La logística es otro aspecto clave en la distribución de bebidas. Un buen ERP debe contar con funcionalidades para optimizar las rutas de entrega, teniendo en cuenta factores como la ubicación geográfica de los clientes, horarios de entrega y las restricciones de tráfico. Al optimizar las rutas, se reducen los costes de transporte, se mejoran los tiempos de entrega y, en definitiva, se optimizan todos los recursos.

Condiciones de venta personalizadas

El ERP permite la gestión de las condiciones de venta personalizadas por cliente, por tipos de clientes, por productos y por familias de productos. El ERP permite ofrecer a determinados clientes y en determinados productos descuentos, u ofrecer descuentos genéricos u ofertas promocionales a determinados productos en un periodo de tiempo.
Un ERP optimizado para distribución de bebidas también debe permitir y automatizar los rappel por volumen de ventas.

Integración con dispositivos móviles

En un entorno de distribución dinámico, contar con acceso a la información en tiempo real es fundamental. Un ERP adaptado para el sector de bebidas debe ofrecer una aplicación móvil, que puede ser genérica para todos los usuarios o específica para cada rol, como repartidores o comerciales; o una interfaz web responsive que permita a los empleados acceder a los datos críticos desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto facilita la gestión de stock, la realización de pedidos, el seguimiento de entregas y la comunicación fluida entre el personal comercial y de reparto y la oficina central.

Gestión de proveedores

La herramienta debe permitir establecer y mantener una comunicación fluida con los proveedores. Gestionar pedidos, automatizar pedidos, realizar un seguimiento en tiempo real del estado de cada pedido, con fecha prevista de recepción y fecha real de entrada en almacén, y la actualización del stock con las previsiones de recepción de pedidos son las funcionalidades principales que debe poseer un ERP optimizado para distribución de bebidas.

Además, permite la gestión de los pagos, gestionando los plazos y los pagos a cuenta según las condiciones establecidas. 

Gestión de recursos humanos

Un ERP optimizado para empresas de distribución de bebidas debe realizar una completa gestión de todos sus recursos humanos, especialmente del personal que realiza habitualmente su trabajo fuera de las instalaciones, como comerciales y repartidores. El ERP debe permitir asignar al personal de almacén la preparación de los pedidos, al personal de reparto las distintas entregas con la ruta optimizada, y a los comerciales los clientes y clientes potenciales, con sus zonas de influencia.

CRM y Gestión de clientes

La gestión de clientes es fundamental en cualquier negocio, pero es más importante, si cabe, en una distribuidora de bebidas. El ERP debe permitir la creación, asignación y seguimiento de leads, ofertas y presupuestos para clientes potenciales, con todos los datos de contacto. También debe permitir el análisis y seguimiento del historial de pedidos de los clientes, con funcionalidades como recomendación de pedidos, anticipación de pedidos o realización de ofertas específicas por tipo de cliente o estacionalidad.

Integración de todos los puntos de venta

El ERP debe integrar todos los puntos de venta de la distribuidora y sincronizar ventas y pedidos de venta realizados en tienda física, ecommerce propio, marketplaces B2B y/o B2C, con una conexión en tiempo real, vía API, preferentemente. Esta integración es fundamental para poder llevar un control en tiempo real de stock.

Facturación y tesorería

Un ERP completo debe incluir también módulos de gestión financiera y contable adaptados a las necesidades de la industria de distribución de bebidas. Esto implica funciones como la gestión de cuentas por cobrar y por pagar, la generación automática de facturas, la conciliación bancaria y la generación de informes financieros. Estas funcionalidades pueden estar incluidas en el propio ERP o estar integradas por medio de una conexión API. Son imprescindibles para simplificar al máximo el proceso contable y, sobre todo, poder proporcionar una visión clara de la salud financiera de la empresa.

Analítica y generación de informes

Un ERP eficiente para una empresa de distribución de bebidas debe tener una potente capacidad analítica y de generación de informes. Esto implica la capacidad de analizar datos históricos y en tiempo real para identificar tendencias, patrones de consumo, rentabilidad de productos y segmentos de clientes. Los informes generados deben ser personalizables y fáciles de entender, lo que permitirá tomar decisiones basadas en datos precisos.

Además, un ERP optimizado para empresas de distribución de bebidas debe contar con otra serie de características y funcionalidades como:

• Gestión de códigos EAN de clientes y propios para identificar en todo momento productos, lotes y realizar una correcta gestión de almacén e inventario.
• Geolocalización en tiempo real de pedidos y personal de reparto y comercial y, en general, de todo el personal que desarrolla sus funciones fuera de las instalaciones.
• Integración vía API con otras herramientas de gestión, como programas de comunicación con clientes y proveedores.

En definitiva, un ERP optimizado es una herramienta esencial para las empresas de distribución de bebidas que buscan mejorar su eficiencia operativa y maximizar su rentabilidad. Al utilizar un ERP adecuado, agilizan sus operaciones, toman decisiones más informadas y se mantienen competitivas en un mercado en constante evolución.

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