En la actualidad, las empresas de transporte y logística requieren de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) optimizado para poder realizar una gestión eficiente de todos sus procesos, con un control total en tiempo real de toda la operativa de la empresa.

Un ERP optimizado para empresas de transporte y logística debe integrar en un único programa todas sus aŕeas y procesos, como gestión de recursos humanos y de flota, gestión de rutas, grupaje, todas las actuaciones sobre la mercancía, accesos y funcionalidades diferenciadas dependiendo del tipo de trabajador e, incluso del cliente, cálculo automático de tarifas y presupuestos, generación y gestión de toda la documentación necesaria e integración con otras herramientas de gestión.

Gestión de recursos humanos

Un buen ERP optimizado para transportes y logística debe gestionar los recursos humanos de la empresa, especialmente los chóferes, tanto los que se encuentran en nómina como los autónomos colaboradores.

Esa gestión debe incluir su ficha personal, sus rutas habituales, sus vehículos asociados, su tipo de licencia de conducción, camiones y vehículos que puede conducir, su disponibilidad para viajar fuera de su zona y al extranjero, idiomas, y toda la información que sea considerada necesaria.

Gestión de Flota

La gestión de la flota es una funcionalidad imprescindible en cualquier software de una empresa de transporte y logística. La gestión de la flota debe administrar todos los vehículos disponibles, con sus datos de identificación, kilómetros, con sus principales capacidades, gestión de los mantenimientos, costes de mantenimiento, consumos, histórico de chófer y de rutas, estado y ubicación, entre otros.

Un punto imprescindible a la hora de gestionar la flota es administrar correctamente las capacidades de carga, tanto en volumen como en peso, para poder realizar el grupaje de manera automática teniendo en cuenta los camiones disponibles, las cargas a recoger y las rutas.

También podemos automatizar la asignación de chófer en base a los datos de las distintas recogidas.

Partes de recogida y entrega

El ERP gestiona todos y cada uno de los partes de recogida y entrega, desde su planificación hasta su ejecución. Agrupa las cargas, asignándolas a camiones, chóferes y rutas, en base a los tiempos de recogida y entrega, ubicación y capacidad del vehículo.

Estos partes pueden ser introducidos en el sistema tanto por los clientes, con un acceso restringido al ERP, como por los responsables de tráfico o personal interno. Los partes deben contener toda la información imprescindible para su ejecución: empresa de recogida, ubicación, teléfono de contacto, persona de contacto, número de bultos, peso, volumen, referencia de la carga, documentación necesaria para su recogida, fecha y horario de recogida, etc.

Gestión de la mercancía y seguimiento del pedido

Una vez recogida la mercancía, el ERP optimizado para transporte y logística, administra todos los pasos y opciones de las operaciones a realizar con la misma. Desde almacenaje, manipulación, reexpedición, se contempla en el software y se asigna al personal o departamento correspondiente para su ejecución.

También permite conocer en tiempo real el estado del pedido por parte del cliente y de los responsables de tráfico, conociendo en todo momento la ubicación del camión y de la carga, respectivamente.

Gestión documental

El ERP debe permitir generar toda la documentación necesaria en formato electrónico y en formato imprimible de todos las acciones generadas en el proceso de recogida, almacenaje, manipulado y/o reexpedición de una mercancía. Entre la documentación a generar se incluyen albaranes con detalle de carga y CMR oficiales.

También debe permitir adjuntar documentación generada externamente que es imprescindible para el transporte de las mercancías.

Accesos diferenciados para cada rol de usuario

El ERP debe permitir varias tipologías de usuarios distintos con distintos grados de acceso en base a sus funciones dentro del proceso.

Un ejemplo normal de distintos roles de usuario en un ERP de transporte y logística podía ser el siguiente. Los clientes deben tener un tipo de acceso para poder solicitar servicios y consultar su histórico, y descargar documentación, entre otros. Los chóferes tendrán acceso a su parte de trabajo activo con el listado de recogidas o entregas a realizar, con acceso a herramientas de geolocalización y cálculo de rutas, el histórico de servicios realizados. Los gestores de tráfico tendrán un control casi total, pudiendo administrar todos los partes de trabajo, asignarlo a camiones, chóferes, realizar grupaje y validar al final los trabajos realizados. Además, habrá un usuario administrador que podrá gestionar el ERP al completo.

Cálculo de tarifas y presupuestos

Con toda la información de los servicios a prestar, el ERP calculará tarifas y presupuestos de manera automática para facilitar la labor del departamento de facturación y optimizar tiempos y procesos.

Conexión con otras aplicaciones y herramientas de gestión

Todo buen ERP debe integrar el máximo de procesos y de servicios para facilitar el trabajo de los usuarios. Es por esto que el sistema debe permitir o habilitar la conexión con otras aplicaciones y herramientas de gestión a través de una API para garantizar esa integración.

En definitiva, un ERP optimizado para empresas de transporte y logística debe ser una herramienta integral y completa que permita la gestión eficiente de todos los procesos, desde la gestión de la flota hasta la gestión de la mercancía y la conexión con otros sistemas. Su implementación puede ser fundamental para aumentar la eficiencia y la competitividad de la empresa en un mercado cada vez más exigente.

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